Microsoft retire aux écoles et universités leur messagerie gratuite à partir de 2028

Microsoft a annoncé le 5 novembre 2026 une refonte de Microsoft 365 Education, sa gamme de logiciels pour les écoles et les universités. Trois formules gratuites disparaissent : Office 365 A1, le programme Student Use Benefit et Exchange Online for Alumni, la messagerie des anciens élèves. Leur retrait est fixé au 1er janvier 2028. Il prendra effet dans chaque établissement au premier renouvellement de son contrat à partir de cette date. Pour garder ces services, il faudra alors passer à une licence de remplacement.

Ces formules permettent aujourd’hui aux établissements d’équiper leurs élèves sans frais. Office 365 A1 donne un accès gratuit aux applications Office en ligne, à la messagerie et à Teams, l’outil de discussion et de visioconférence de Microsoft. Le Student Use Benefit fournit des licences aux élèves sans surcoût. Pour conserver la messagerie des anciens élèves, les établissements devront souscrire une nouvelle offre Exchange Online for Alumni, cette fois payante.

Le calendrier est déjà en marche. Office 365 A1 ne se vend plus directement en ligne par Microsoft depuis le 5 novembre 2026. Les revendeurs et les contrats de licences en volume cesseront de le proposer le 1er mai 2027. Les contrats en cours restent valables jusqu’à leur terme. Impossible, en revanche, de renouveler en avance pour garder l’ancien modèle. La foire aux questions de Microsoft précise que les renouvellements anticipés destinés à échapper aux nouvelles règles ne sont ni encouragés ni autorisés.

Une offre gratuite sans messagerie

La relève s’appelle Microsoft 365 Education A0 et ne concerne que les élèves. Elle comprend les applications Office pour le poste de travail et pour le web, Minecraft Education et Microsoft Entra ID Free, le service d’identité de l’éditeur. Elle exclut en revanche la messagerie Exchange Online et Teams. SharePoint Online, l’espace de documents partagés, en est aussi absent. Les élèves qui ont besoin de ces services devront passer à une édition payante.

L’accès à A0 est lui-même soumis à conditions. L’établissement doit couvrir tous ses enseignants avec une licence payante A2 ou supérieure. Les élèves doivent utiliser des appareils sous Windows pour leurs études. Chaque licence enseignant payante ouvre droit à 20 licences A0 au plus. Conséquence pratique : un élève équipé d’un Chromebook ou d’un iPad n’a pas droit à cette formule gratuite.

Le stockage en ligne change aussi de règle. Chaque établissement dispose aujourd’hui d’une réserve commune de base de 100 To, qui disparaîtra au premier renouvellement à partir du 1er janvier 2028. Seules les licences payantes apporteront de l’espace, par exemple 4 Go par élève en A2. Les élèves en A0 puiseront dans le stock existant. Le blog spécialisé LazyAdmin prend l’exemple d’un établissement de 500 enseignants en A3 et de 8 000 élèves. Sa capacité atteint aujourd’hui 127 400 Go. Elle tomberait à 37 500 Go si ces élèves passaient en A0. Si le quota reste dépassé, OneDrive et SharePoint finissent en lecture seule.

Microsoft plaide la modernisation

Microsoft présente cette refonte comme une modernisation qui donne aux établissements plus de choix entre bureautique, gestion des appareils, sécurité et intelligence artificielle. Sur les éditions A2 à A5, les remises dépassent 80 % par rapport à ses prix pour les entreprises, d’après l’éditeur. Le prix catalogue des suites pour enseignants ne bouge pas. Le prix payé au renouvellement pourra pourtant varier, notamment à cause de la disparition d’Office 365 A1 et du Student Use Benefit.

La nouvelle gamme culmine avec A7, destinée aux établissements qui veulent déployer l’IA à grande échelle. Autre changement, à partir du 1er mai 2027 : les services en ligne achetés en licences en volume pour l’enseignement auront un prix unique. Le palier tarifaire de l’établissement n’y changera plus rien. L’analyse de Directions on Microsoft relève que Google inclut pour l’instant son assistant Gemini dans son offre gratuite pour les élèves.

Critiques et précédents

Au Royaume-Uni, la décision a été mal reçue. Le ministère de l’Éducation s’est dit déçu, mais a obtenu des concessions qui laissent aux établissements le temps de changer de contrat. Jisc, l’organisme britannique du numérique éducatif, veut leur garantir un accompagnement et assez de temps pour étudier leurs options. Un connaisseur du secteur, cité sans être nommé par The Register, estime que la fin de la messagerie gratuite pourrait alourdir de plusieurs milliers la facture des établissements, sans préciser la devise.

Nous sommes déçus que Microsoft ait pris cette décision.

Ce n’est pas la première fois que Microsoft réduit ses offres gratuites pour l’enseignement. L’éditeur avait arrêté Office 365 A1 Plus le 1er août 2024. L’université de Californie à Riverside avait alors basculé étudiants, personnels et retraités vers Office 365 A1, qui ne donne pas accès aux applications à installer sur le poste de travail. Hors de l’école, des associations ont déjà fait l’expérience de la fin d’une gratuité : nous avions raconté comment l’une d’elles a perdu ses données chez Microsoft.

En France, une autre voie

En France, l’Éducation nationale a pris ses distances dès novembre 2022. Répondant au député Philippe Latombe (MoDem), le ministère a confirmé ne pas vouloir dans les écoles des offres gratuites de Microsoft Office 365 et de Google Workspace. Motif avancé : ces offres ne sont compatibles ni avec le RGPD, le règlement européen sur les données personnelles, ni avec la doctrine « cloud au centre » de l’État.

Le ministère mise sur sa propre plateforme d’outils libres pour ses agents. Elle réunit notamment une visioconférence fondée sur BigBlueButton, un stockage reposant sur Nextcloud et une diffusion de vidéos assurée par PeerTube. Elle a franchi la barre des 400 000 utilisateurs en mars 2026, dans un ministère qui compte 1,2 million d’agents. Pour le ministère, une licence par agent et par an, comme celle de Teams, serait hors budget.

Écoles privées, universités, centres de formation et associations éducatives concernés ont un premier geste à faire : noter la date de renouvellement de leur contrat Microsoft. Il s’agit ensuite de recenser les boîtes aux lettres effectivement utilisées et l’espace occupé, puis d’estimer la future facture. À notre avis, ce délai offre l’occasion d’étudier une sortie : exporter courriels et fichiers, tester une messagerie et un stockage libres. Les élèves, actuels comme anciens, ont intérêt à rapatrier dès maintenant ce qu’ils veulent garder. Dans la mesure de nos disponibilités, notre accompagnement bénévole et gratuit peut aider à préparer une telle migration.